|
AVG-beleid biljartvereniging De Koster
Algemeen
Vanaf 25 mei 2018 gelden er een nieuwe, strengere maatregelen op het gebied van de privacy, de zogeheten Algemene verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook sportverenigingen moeten hieraan voldoen. Nog maar weinig verenigingen zijn hier actief mee bezig. Het is een complex vraagstuk voor vrijwilligersorganisaties. Toch is het van groot belang hiermee aan de slag te gaan. Er is bestuursaansprakelijkheid en de boetes zijn fors.
Wat gaat er gebeuren? De AVG vervangt de Nederlandse Wet bescherming persoonsgegevens (Wpb). Het doel van de nieuwe privacywetgeving is om persoonsgegevens beter te beschermen en die bescherming in de hele EU gelijk te trekken. De verordening sluit beter aan bij de eisen van de huidige digitale tijd. Burgers krijgen meer zeggenschap over hun gegevens en wat daarmee gebeurt, en organisaties die persoonsgegevens verwerken krijgen meer verplichtingen. De geldt zowel voor digitale bestanden als voor gegevens op papier in mappen op een plank. Ook deze laatste moeten voortaan veilig worden opgeborgen zonder dat daar vreemden bij kunnen.
Is niets doen een optie?
Al met al zou dat heel fijn zijn voor een kleine vereniging zoals die van ons, maar helaas is dat niet het geval. Ook kleine verenigingen hebben hierin een verantwoordelijkheid.
Om aan de wet AVG te voldoen hebben we alle leden een privacyverklaring gestuurd (zie de volgende pagina). Daarnaast zal deze privacyverklaring ook op onze website geplaatst worden. Wij denken en hopen als bestuur hiermee te voldoen aan de richtlijnen omtrent de AVG. We kunnen in ieder geval aantonen dat we als bestuur stappen hebben ondernomen om aan de AVG te voldoen.
Privacyverklaring BV De Koster
De privacy van de leden van BV De Koster is voor het bestuur altijd heel belangrijk geweest. Nu de wet wordt aangescherpt zijn wij als vereniging verplicht een en ander duidelijk op “papier” te zetten en vast te leggen in een zogenaamde privacyverklaring.
Je bent lid van de vereniging Biljartvereniging De Koster. Deze ressorteert onder het district Kempenland van de Koninklijke Nederlandse BiljartBond (KNBB) en onder de Kempische BiljartBond (KBB). Door aanmelding voor wedstrijden ben je daardoor tevens lid van deze beide bonden. De persoonsgegevens die wij als BV de Koster gebruiken worden dus gedeeltelijk ook gebruikt door de bovengenoemde bonden.
Jaarlijks vragen we aan alle leden of ze willen meespelen in wedstrijden in competitieverband bij de genoemde biljartbonden. Als je je daarvoor aanmeldt, stuurt de secretaris van BV De Koster jouw gegevens naar de desbetreffende bonden. BV De Koster, de KNBB en de KBB gebruiken jouw gegevens om alle goed te kunnen administreren, echter alleen voor de wedstrijden waarvoor jij je hebt aangemeld. Daarnaast registreert BV De Koster gegevens van recreanten, leden die geen competitiewedstrijden spelen voor de genoemde bonden.
BV De Koster beschikt over een website, waar ook een deel van de gegevens van de ledenlijst gepubliceerd worden. Iedereen kan op de website te allen tijde ook de privacyverklaring en de foto’s inzien. Zonder iemands toestemming zullen geen foto’s worden gemaakt en gepubliceerd, en je kunt op ieder moment je toestemming weer intrekken. De privacyverklaring voldoet daarmee aan de eisen van de nieuwe EU-regels.
Detailgegevens van de privacyverklaring
-
BV De Koster registreert de volgende persoonsgegevens van de leden:
-
We gebruiken de persoonlijke gegevens alleen voor het doel waarvoor jij ze (via e-mail, papier of mondeling) aan BV De Koster geleverd hebt.
-
De volgende personen en organisaties kunnen geheel of gedeeltelijk over de gegevens beschikken:
-
De bestuursleden van BV De Koster.
-
De leden van BV De Koster (vòòr de Algemene ledenvergadering, ter controle).
-
De secretaris, penningmeester en competitieleider van de KNBB.
-
De secretaris, penningmeester en competitieleider van de KBB.
-
De wedstrijdleider van de persoonlijke kampioenschappen (PK) van de KNBB/KBB.
-
De gegevens zijn vastgelegd in de computerapparatuur van het bestuur van BV De Koster en worden daar beschermd. Tevens wordt een deel van de persoonsgegevens (naam en geboortedatum) gepubliceerd op de website van BV De Koster. Op deze website worden ook teamfoto’s geplaatst, met daarop de leden die in teamverband spelen.
-
Het bestuur van BV De Koster deelt de persoonsgegevens alleen met externe partijen als dat nodig is voor onze operationele werkzaamheden. Zoals bijvoorbeeld het organiseren van wedstrijden waarvoor iemand zich heeft aangemeld.
-
Ieder lid heeft te allen tijde het recht om de door BV De Koster geregistreerde gegevens in te zien en eventueel foutieve gegevens te laten corrigeren. Na beëindiging van het lidmaatschap worden deze gegevens weer verwijderd als ze niet meer nodig zijn voor de administratie.
-
Verwerkersovereenkomsten worden alleen afgesloten met Biljartprof, Biljartpoint, district- en gewestelijke besturen, de KNBB en de KBB. Echter alleen als dit van toepassing is vanwege wedstrijden die door jou gespeeld daarvoor gaan worden.
Deze privacyverklaring wordt aan alle leden van BV De Koster verstrekt. Indien je niet akkoord bent met het gebruik van jouw persoonsgegevens en/of foto’s door bovengenoemde organisaties, dien je dit schriftelijk mede te delen aan de secretaris van BV De Koster. Als we geen reactie ontvangen gaan we er vanuit de je toestemming geeft om de gegevens op de hiervoor beschreven werkwijze te gebruiken.
Bestuur BV De Koster
.................................................................................................................................................................................
|